# Home
## Einrichtung
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[Installation](/einrichtung/installation)
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[Mitglieder übertragen](/einrichtung/einrichtung)
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[Mitarbeiter einrichten](/einrichtung/mitarbeiter-einrichten)
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[Studio App einrichten](/einrichtung/studio-app-einrichten)
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[Mitglieder einladen](/einrichtung/mitglieder-einladen)
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## Butterfly App
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[Kurse](/butterfly-app/kurse)
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[Termine](/butterfly-app/termine)
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[Belegungen](/butterfly-app/belegungen)
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[10er Karten](/butterfly-app/10er-karten)
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[Guthabenkonto](/butterfly-app/guthabenkonto)
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[Team](/butterfly-app/team)
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[Öffnungszeiten](/butterfly-app/oeffnungszeiten)
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[Events](/butterfly-app/events)
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[Events](/butterfly-app/events)
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[Mitgliederausweis](/butterfly-app/mitgliederausweis)
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[Studioboard](/butterfly-app/studioboard)
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[Pakete](/butterfly-app/pakete)
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[NFC Checkin](/butterfly-app/nfc-checkin)
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## Sonstiges
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[Profil / Self- Service](/butterfly-app-1/profil-self-service)
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[Häufige Fragen](/allgemein/haeufige-fragen)
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# Installation
Mit der Butterfly Desktop-App werden alle Funktionen der Mitglieder-App konfiguriert und Trainingspläne erstellt. \
\
Installieren Sie die Butterfly Desktop-App auf einem beliebigen Windows-PC. Laden Sie das Programm direkt von unserer Internetseite unter\
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[https://fit-plan.de/download/](https://fit-plan.de/download.php) \
\
Geben Sie dann beim ersten Start ihre Zugangsdaten ein, die Sie per E-Mail erhalten haben.
# Mitglieder übertragen
Um Ihre Mitglieder aus Athletics zu importieren, müssen Sie einmalig **Butterfly** und **Athletics** miteinander verbinden. \
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Starten Sie **Athletics** und wählen Sie dort '**Optionen**' >> '**Schnittstellen**' >> '**Butterfly**'.
Geben Sie Ihre Butterfly-Zugangsdaten, die Sie per E-Mail erhalten haben, ein. \
\
Nach erfolgreicher Prüfung der Zugangsdaten können Sie optional alle Mitglieder mit Butterfly 'synchronisieren' lassen. \
\
Athletics wird zukünftig automatisch neue Mitglieder an Butterfly übertragen und beim Archivieren oder Löschen von Mitgliedern die Daten auch in Butterfly entfernen.
# Mitarbeiter einrichten
### Mitarbeiter einrichten
\
Ihre Mitarbeiter werden NICHT automatisch synchronisiert. Öffnen Sie Ihre Mitarbeiterbildschirm im Programm Athletics und wählen Sie nacheinander die Mitarbeiter/Trainer, denen Sie Zugriff auf das Programm Butterfly erlauben möchten. Klicken Sie jeweils auf der linken Seite auf den Link 'Nicht mit Butterfly synchronisiert'.
Der Mitarbeiter wird dann automatisch in Butterfly angelegt und kann sich sofort mit seinem Athletics-Passwort anmelden. \
\
**Bitte synchronisieren Sie auf jeden Fall einen Administrator, damit Sie auch im Programm Butterfly mindestens ein Administrator vorhanden ist!** \
\
Um nun die Ersteinrichtung vorzunehmen, starten Sie nun Butterfly und melden Sie sich als Administrator mit Ihrem Athletics-Kennwort an.
# Studio App einrichten
## Studio App einrichten
Starten Sie die Butterfly-Windows-App und wählen Sie 'Einstellungen'. \
Wählen Sie die Option 'Mein Studio'. Hier können Sie Ihren Studionamen und Logo hinzufügen.
### App-Funktionen wählen
Wählen Sie auf der rechten Seite die Funktion 'App konfigurieren'.
Hier können Sie festlegen, welche Funktionen Ihren Mitgliedern in der App zur Verfügung stehen. Sie können Funktionen, die Sie nicht verwenden möchten, per Klick auf 'Deaktivieren' abschalten.
### Datenschutz einrichten
Bevor Mitglieder die App verwenden können, müssen Sie einmalig Ihren Datenschutzbestimmungen zustimmen.
Den Text zum Datenschutz können Sie unter der Option 'Datenschutz' eintragen. Wir haben einen Mustertext vorgegeben, an dem Sie sich orientieren können.
# Mitglieder einladen
## Wie Sie Ihren Mitglieder die App zur Verfügung stellen
Damit ihre Mitglieder die Butterfly-App auf ihrem Smartphone nutzen können, müssen Sie zunächst die App 'Butterfly Member' installieren.
Butterfly kann Ihren Mitgliedern dafür eine 'Einladungs' E-Mail senden mit dem passenden Link zur Installation der App, sowie dem Kennwort, damit das Mitglied sich anmelden kann.
Sie können diese Nachricht über die Mitgliederliste im Programm Butterfly an alle Mitglieder gleichzeitig senden, oder einzeln je Mitglied.
Den Text der Nachricht können Sie selbst ändern unter 'Einstellungen' >> 'Nachrichten'.
### E-Mail an alle Mitglieder in der Liste
Öffnen Sie die Mitgliederliste und wählen Sie 'Bearbeiten' >> 'E-Mail senden'.
Wenn Sie Ihre Mitglieder erstmalig benachrichtigen, wählen Sie die Nachricht 'Einladung und neues Kennwort'.
Alle Mitglieder mit einer gültigen E-Mail-Adresse erhalten nun eine Nachricht mit allen Informationen, um die App auf ihrem Smartphone zu installieren und zu nutzen.
### Einzelne Mitglieder einladen
Wählen Sie das gewünschte Mitglied und klicken Sie auf der linken Seite auf den Link unter 'App-Nutzung'.
wählen Sie nun 'Einladung senden', um diesem Mitglied eine Nachricht mit allen Informationen zur App-Installation und Passwort zu senden.
# Kurse
## Kursplan und Kurse buchen
Mitglieder können in der Studio-App den aktuellen Kursplan sehen und Kurse mit limitierter Teilnehmeranzahl buchen.
Der Kursplan wird dabei in Echtzeit aus dem Athletics Termin-/Kurskalender übernommen. Fällt ein Kurs aus, oder wird ein neuer Kurs im Programm Athletics hinzugefügt, ist diese Änderung für Ihre Mitglieder in der App sofort sichtbar.
Bei Kursen mit begrenzter Teilnehmeranzahl, können Ihre Mitglieder direkt über die App einen Platz für den Kurs buchen. Gebuchte Kurse werden dem Mitglied in der App auch unter 'Termine' angezeigt.
Kurs-Buchungen werden ebenfalls im Programm Athletics beim Kurs unter 'Teilnehmer' angezeigt.
### Kurs-Teilnehmer bei Kurs-Ausfall per Handy-Nachricht informieren
Fällt ein Kurs aus, klicken Sie den Kurs im Athletics-Terminkalender mit der rechten Maustaste an und wählen Sie 'Streichen'.
Wenn es sich um einen limitierten Kurs mit Teilnehmern handelt, prüft Athletics nun automatisch, ob Mitglieder die App verwenden und fragt nach, ob eine Nachricht an die betroffenen Teilnehmer geschickt werden soll.
Alle registrierten Teilnehmer werden dann per Push-Nachricht auf's Handy über den Kursausfall informieren.
### Einstellungen für Kurs-Buchungen
Im Programm Butterfly unter 'Einstellungen' >> 'Kursbuchungen' können Sie festlegen, wieviel Tage im Vorraus ein Kurs gebucht werden kann und wieviele Stunden vor Kursbeginn spätestens storniert werden darf.
# Termine
Unter dem Menüpunkt 'Termine' werden in der App alle Termine des Mitglieds/Trainers angezeigt. Die Daten werden automatisch aus dem Athletics-Terminkalender abgerufen.
Zusätzlich zu den normalen Terminen werden auch alle Kurs-Buchungen und Platz-Reservierungen des Mitglieds aufgelistet.
### Terminbuchung über App
Optional können Sie Ihren Mitgliedern ermöglichen selbstständig Termine über die App zu vereinbaren. \
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Dafür müssen Sie im Programm Athletics einmalig 'Terminvorlagen' erstellen. \
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Öffnen Sie Athletics und wählen Sie 'Büro' >> 'Terminkalender' und dort die Ansicht 'Freigaben' >> 'Onlinevorlagen'. \
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Sie können nun beliebig viele 'Terminvorlagen' erstellen.
### Terminvorlagen
Terminvorlagen legen Termindauer und die Mitarbeiter fest, die diesen Termin wahrnehmen können. \
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Unter 'Vorlauf' können Sie festlegen, wieviel der Termin mindestens in der Zukunft liegen muss, z.B. 1 Stunde - Mitglieder können dann um 15 Uhr frühstens Termine ab 16 Uhr vereinbaren, usw.
### Freigaben
Nachdem Sie Terminvorlagen erstellt haben, müssen Sie nun noch Mitarbeiter-Freigaben einrichten. Wählen Sie dafür die Freigaben Tages-/Wochen- oder Monatsansicht und legen Sie neue Freigaben je Wochentag und Mitarbeiter an. \
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### Terminbuchung in der App
Wenn Mitglieder über die App einen Termin buchen, müssen Sie zunächst eine Terminvorlage wählen (z.B. 'Ernährungsberatung') und anschliessend den Mitarbeiter, bei denen Sie den Termin wahrnehmen möchten.
Nach dieser Auswahl werden automatisch die Freigabe-Zeiten des gewählten Mitarbeiters geprüft, bereits vorhandene Termine und Kurse werden dabei berücksichtigt, und dem Mitglied mögliche Terminzeiten vorgeschlagen.
Wenn das Mitglied einen Termin gewählt hat, erscheint dieser automatisch im Athletics-Terminkalender, in der App des Mitglieds und des Trainers.
# Belegungen
Für Tennisanlagen, Squash, Schießvereine und alle anderen Studios mit 'Platz'-Belegungen, können Mitglieder in der App die aktuelle Belegung der 'Plätze' ansehen und optional selbstständig einen 'Platz' reservieren.
Alle Daten werden automatisch vom Athletics-Reservierungssystem übernommen.
### Reservierungskalender in Athletics
Sie können bis zu 6 verschiedene Reservierungskalender mit jeweils maximal 10 'Plätzen' einrichten (z.B. 'Tennis' und 'Squash'). Die Kalender-Einstellung finden Sie im Programm Athletics unter 'Büro' >> 'Terminkalender' >> Reservierungen unter dem Menü 'Optionen' >> 'Kalender konfigurieren'.
### Belegungen in der App
Sobald ein Reservierungskalender im Programm Athletics angelegt wurde, ist die aktelle Belegung über die App für Mitglieder sichtbar. Optional können Mitglieder über die App einen 'Platz' selbstständig reservieren.
### Einstellungen zur Belegung
In den Einstellungen im Programm Butterfly können Sie unter 'Reservierungen' festlegen, ob Mitglieder über die App selbstständig 'Plätze' reservieren dürfen.
Zum Schutz vor 'Massen'-Reservierungen können Sie die maxmimal gleichzeitigen Reservierungen begrenzen, sowie maximale Anzahl pro Tag und Woche festlegen.
# 10er Karten
Mitglieder können in der Studio-App die aktuelle Anzahl der noch vorhandenen 10er-Karten sehen. Zusätzlich wird eine Liste mit den Checkin-Daten angezeigt, bei denen eine Karte verbraucht wurde.
Optional können Sie Ihren Mitglieder erlauben neue 10er-Karten direkt über die Studio-App zu kaufen und mit PayPal zu bezahlen. Gekaufte Karten werden in Echtzeit dem Mitgliedskonto hinzugefügt und können sofort verwendet werden.
Um Mitgliedern zu ermöglichen selbstständig neue Karten zu kaufen, müssen Sie zunächst Anzahl und Preise der Karten im Programm Butterfly festlegen.
Die Einstellung finden Sie im Programm 'Butterfly' unter 'Einstellungen' >> '10er-Karten'. Sie können bis zu 3 verschiedene Verkaufspakete (Anzahl und Kartenpreis) festlegen, aus denen das Mitglied in der App beim Kartenkauf wählen kann.
Damit Mitglieder über Paypal bezahlen können, muss zusätzlich ihr Paypal-Konto im Programm 'Athletics' eingerichtet werden.
# Guthabenkonto
Mitglieder können in der Studio-App ihr aktuelles Verzehrguthaben sehen Zusätzlich wird eine Liste mit allen Kassenbons der letzten 2 Monate, die über das Guthaben bezahlt wurden, angezeigt.
Optional können Sie Ihren Mitglieder ihr Guthaben selbstständig mit Paypal-Zahlung über die Studio-App aufladen. Der Betrag wird in Echtzeit dem Mitgliedskonto gutgeschrieben und kann sofort verwendet werden.
Um Mitgliedern zu ermöglichen selbstständig ihr Guthaben über Paypal aufzuladen, muss ihr Paypal-Konto im Programm 'Athletics' eingerichtet werden.
# Team
Mitglieder sehen unter diesem Punkt Ihre Trainer und Mitarbeiter mit Foto und Position.
Sie können je Trainer/Mitarbeiter festlegen, ob der Mitarbeiter in der Team-Liste der App angezeigt werden soll.
Wählen Sie dafür beim entsprechenden Mitarbeiter im Programm Butterfly 'Bearbeiten' und klicken Sie bei 'Team & Bezeichnung'.
Hier können Sie die Position und Team-Zugehörigkeit festlegen.
### Bewertungen
Optional können Sie Ihren Mitglieder erlauben Ihr Team zu bewerten. Mitglieder können dann in der App je Mitarbeiter eine Bewertung mit 1-5 Sternen und einer kurzen Erläuterung abgeben. Dabei kann das Mitglied wählen, ob es mit offiziellem Namen oder anonym bewertet. Bewertungen sind optional auch in der App für Mitglieder sichtbar.
Bewertungen von Mitgliedern werden auch in der Butterfly-Desktop-App beim Trainer angezeigt. Per Rechtsklick können Sie z.B. beleidigende Bewertungen löschen. Zusätzlich können Sie nach Löschen eine Bewertung das Mitglied für zukünftige Bewertungen sperren.
### Team Einstellungen
Im Programm Butterfly unter 'Einstellungen' >> 'Team' legen Sie fest, ob Ihre Mitglieder Ihr Team bewerten dürfen und ob Bewertungen in der App angezeigt werden oder nicht.
# Öffnungszeiten
Öffnungszeiten, Sonderöffnungszeiten deines Studios.
### Öffnungszeiten
Ihre Öffnungszeiten können Sie im Programm Butterfly unter 'Einstellungen' >> 'Öffnungszeiten' festlegen.
Geben Sie je Wochentag Ihre Öffnungszeiten an, falls an einem Tag der Woche das Studio geschlossen hat, lassen Sie die Zeiteingabefelder einfach leer.
Sonderöffnungszeiten funktionieren analog zu den Öffnungszeiten, allerdings legen Sie zusätzlich ein Datum fest. Z.B. '24.12', um Sonderöffnungszeiten zu Weihnachten festzulegen.
# Events
Informieren Sie Ihre Mitglieder über kommende Events. Um Events zu verwalten öffnen Sie im Programm Butterfly die Funktion 'Einstellungen' >> 'Events'
Je Event können Sie zusätzlich ein Foto und einen Link, z.B. auf eine Webseite mit weiteren Informationen angeben.
Alle Events werden automatisch bis zum Erreichen des festgelegten End-Datums in der Mitglieder-App angezeigt.
# Mitgliederausweis
Der digitale Mitgliedsausweis in der Studio-App. Mitglieder können mit Ihrem eigenem Handy im Studio ein- und auschecken.
Je Mitglied wird von der App automatisch ein digitaler Mitgliedsausweis erstellt. Mitglieder können mit diesem QR-Code ein- bzw. auschecken, oder Zugangstüren (z.B. Sauna, Umkleide) öffnen.
Sie benötigen dafür ein QR-Scanner-Gerät. Dieses Gerät wird in der Studioverwaltung Athletics unter 'Optionen' >> 'System' >> 'Gerätemanager' mit der gewünschten Funktion (z.B. 'Check-In') einmalig eingerichtet.
Mitglieder halten nun einfach Ihr Handy mit dem Mitgliedsausweis-QR-Code vor den Scanner, um z.B. einzuchecken.
Um den Ausweis vor Missbrauch, z.B. Weitergabe an Freunde per Handy-Foto, zu schützen ist der QR-Code maximal 10 Minuten gültig. Danach wird von der App ein neuer QR-Code erzeugt, der alte Code ist dann ungültig.
# Studioboard
Das Studioboard ist die Kommunikationszentrale für alle Mitarbeiter und Trainer. Es ist nur im Desktop-Programm und in der App nur für Trainer sichtbar.
Im Studioboard können alle Mitarbeiter Texte hinzufügen, z.B. unerledigte Aufgaben und Bilder teilen. Das Studioboard wird in Echtzeit in der App und im Desktop-Programm aktualisiert.
Zusätzlich zum Board wird auf der rechten Seite im Desktop-Programm der Online-Status (letzte Anmeldung) jedes Mitarbeiters angezeigt.
# Pakete
Mitglieder können nun Pakete über unsere Mitglieder-App selbstständig zu- und abbuchen.
### Wichtig: Neue Berechnung der Paketpreise
Die bei den Paketen angegebenen Beiträge werden von Athletics ab sofort als Monatsbeitrag gesehen z.B. Wenn Sie beim Paket 'Solarium' einen Preis von 10,00€ angeben, werden bei einem Mitglied das monatlich zahlt 10€ berechnet, bei einem 14-tägigen Zahler werden für das gleiche Paket 5€ berechnet. **Bitte ändern Sie ggf. die Preise ihrer Pakete unter 'Einstellungen' auf Monatspreise ab.** Die Änderung hat keinen Einfluss auf bestehende Verträge.
### Neue Optionen für Beitragspakete
Sie können ab sofort wählen, welche Pakete in der App und bei der Onlineanmeldung buchbar (sichtbar) sind. Zusätzlich kann auch eine kurze Beschreibung zu jedem Paket hinzugefügt werden.\
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Wird ein Beitragspaket vom Mitglied über die App hinzugebucht, wird automatisch der Paketpreis für den Erstzeitraum anteilig in Tagen berechnet. Danach wird automatisch der Mitgliedsbeitrag um den Paketpreis erhöht. Bucht ein Mitglied ein Paket ab, wird der Beitrag automatisch um den Paketpreis verringert, das Paket wird aber erst nach Ablauf des aktuell bezahlten Zeitraums abgebucht.\
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Beispiel: Ein Mitglied zahlt monatlich und bucht am 15.1 das Paket Solarium für 5 EUR. Für den Zeitraum vom 15-31.1 werden nun 5€ berechnet. Danach wird der Beitrag um 10€ monatlich erhöht. Kündigt das Mitglied das Paket am 20.3 wird der Beitrag um 10€ verringert (das Mitglied zahlt also ab 1.4 den Beitrag ohne Solarium), das Solarium-Paket wird erst am 31.3. deaktiviert, da das Paket bis zum 31.3 bezahlt wurde.\
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Mitglieder können nur Pakete abbuchen, die über die Butterfly-App gebucht wurden. Pakete, die im Vertrag enthalten sind, oder manuell über Athletics aktiviert wurden, können NICHT über die App abgebucht werden.
# NFC Checkin
Mitglieder können mit dem Smartphone und einem NFC Tag im Studio einchecken.
# Profil / Self- Service
Über das Profil kann ein Mitglied in der App seine eigenen Daten sehen und sein eigenes Passwort ändern.
### Self-Service (Eigene Daten ändern)
Optional können Mitglieder in der App auch ihre eigene Adresse, Telefonnummern und ihre Bankverbindung ändern. Z.B. bei Umzug oder Bankwechsel können Mitglieder selbstständig ihre Daten über die App anpassen.
Im Programm Athletics wird auf dem Homebildschirm angezeigt, wenn Änderungen von Adresse oder Bankverbindung von Mitgliedern vorliegen.
Die Änderungen können dann per Klick übernommen oder auch verworfen werden.
### Einstellungen zu Self-Service
Im Programm Butterfly unter 'Einstellungen' >> 'Self-Service' können Sie festlegen, ob Mitglieder über die App ihre Daten ändern dürfen oder nicht.
# Paypal einrichten
Damit Mitglieder die direkten Verkaufsfunktionen der App (10er Karten und Guthaben aufladen) nutzen können, müssen Sie Athletics einmalig mit Ihrem Paypal-Konto verknüpfen.
Die Paypal-Einstellung finden Sie im Programm 'Athletics' unter 'Optionen' >> 'Onlineservice' >> 'Paypal', wählen Sie dort 'Paypal konfigurieren'.
## So können Sie für Ihr Paypal-Konto eine 'client-id' für Athletics erstellen.
#### 1) Paypal-Developer-Seite öffnen
Öffnen Sie die folgende URL: [https://developer.paypal.com](https://developer.paypal.com/)
#### 2) Mit Ihrem Paypal-Konto anmelden
Wählen Sie oben rechts 'Log into Dashboard' und melden Sie sich mit Ihren normalen Paypal-Zugangsdaten (E-Mail & Passwort) an.
#### 3) Eine neue 'App' erstellen
Klicken Sie nun links auf 'My Apps & Credentials'. Scrollen Sie rechts bis zum Abschnitt 'REST-API Apps' und wählen Sie darunter 'Create App'
Geben Sie unter 'App Name' eine beliebige Bezeichnung (z.B. 'Athletics') an und wählen Sie 'Create App'
#### 4) Auf 'Live' schalten
Danach wählen Sie oben rechts 'LIVE'. Nun können Sie ihre Client-ID und 'Secret' nacheinander anklicken und kopieren und im Athletics-Eingabefeld einfügen.
Srollen Sie zuletzt weiter nach unten auf der rechten Seite bis zur Überschrift 'APP SETTINGS'
Für den Paypal-Zahlungsvorgang wird nur die Funktion 'Accept Payments' benötigt, Sie sollten daher alle anderen Funktionen 'Invoicing, Payouts....' deaktivieren und anschliessend den Schalter 'SAVE' anklicken.
Nachdem Sie Ihre Paypal-Client-ID und Secret in Athletics eingetragen haben, können Mitglieder über die App mit Paypal 10er-Karten kaufen und ihr Guthaben aufladen. Sie erhalten die Zahlung direkt auf ihr eigenes Paypal-Konto.
# Versionen
### 2022.16.0
### Fixed
* Optimierung Smart Checkin
# Häufige Fragen
## Mit welchen Mitgliederverwaltungen arbeitet Butterfly zusammen?
Aktuell arbeitet Butterfly nur mit der Mitgliederverwaltung Athletics M1 zusammen.